Chi phí không được trừ khi tính thuế TNDN, chi phí được trừ

Chi phí là một khái niệm rất quan trọng trong kế toán thuế. Chúng ta có thể hiểu chi phí là những khoản tiền mà doanh nghiệp phải chi ra để hoạt động sản xuất, kinh doanh và tạo lợi nhuận. Tuy nhiên, không phải chi phí nào cũng được coi là hợp lý và có thể được trừ vào tổng thu nhập chịu thuế (TNDN). Trong bài viết này, chúng ta sẽ cùng tìm hiểu về khái niệm chi phí không được trừ và chi phí được trừ khi tính thuế TNDN, cũng như các trường hợp cụ thể áp dụng.

I. Định nghĩa chi phí không được trừ khi tính thuế TNDN, chi phí được trừ

Chi phí được trừ khi tính thuế TNDN là những khoản chi phí đáp ứng đủ các điều kiện sau đây:

• Các khoản chi thực tế phát sinh trong quá trình hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp.
• Các khoản chi có đủ chứng từ, hoá đơn hợp lệ theo quy định của pháp luật.
• Các khoản chi có hoá đơn giá trị lớn hơn hoặc bằng 20 triệu đồng (giá đã bao gồm thuế GTGT) thì phải có chứng từ thanh toán qua ngân hàng – không dùng tiền mặt.

Điều này có nghĩa là chỉ những khoản chi phí được đảm bảo rõ ràng, minh bạch và có chứng từ chứng minh được việc chi tiêu sẽ được tính vào tổng thu nhập chịu thuế. Việc này cũng nhằm tránh tình trạng chi phí bị đồng ý và tài liệu không đầy đủ để tránh việc thao túng trong kế toán thuế.

Trong khi đó, chi phí không được trừ khi tính thuế TNDN là các khoản chi phí không đáp ứng đủ các điều kiện nêu trên. Điều này có thể do thiếu chứng từ, hoá đơn không hợp lệ hoặc không có đối tượng chi phí thực tế.

Việc xác định đâu là chi phí không được trừ khi tính thuế TNDN, chi phí được trừ cũng là một vấn đề được các doanh nghiệp quan tâm và cần tìm hiểu rõ ràng để tránh việc bị phạt hoặc có sự sai sót trong kế toán thuế.

II. Các chi phí được trừ, chi phí không được trừ khi tính thuế TNDN

1. Chi phí nguyên vật liệu

Đối với khoản chi phí này, doanh nghiệp sẽ tự xác định và lập kế hoạch hao hụt – sử dụng nguyên vật liệu. Thông thường, quy trình lập kế hoạch này được thực hiện vào đầu năm hoặc đầu kỳ sản xuất và được lưu trữ và quản lý tại doanh nghiệp.

➤ Chi phí được trừ bao gồm các khoản chi mua nguyên vật liệu và hàng hoá trong phạm vi kế hoạch hao hụt mà doanh nghiệp đã xây dựng.

➤ Chi phí không được trừ bao gồm các khoản chi vượt quá kế hoạch hao hụt nguyên vật liệu mà doanh nghiệp đã xây dựng.

2. Chi phí lãi vay không được trừ và chi phí lãi vay được trừ khi tính thuế TNDN

➤ Chi phí được trừ

Với cá nhân cho vay: Lãi suất vay không vượt quá 150% so với mức lãi suất cơ bản do Ngân hàng Nhà nước Việt Nam công bố tại thời điểm vay. Đồng thời, khi trả lãi vay, phải khấu trừ 5% thuế TNCN trên phần lãi chi trả của cá nhân đó;
Với doanh nghiệp cho vay – không phải tổ chức tín dụng: Khi trả tiền lãi vay, doanh nghiệp phải yêu cầu bên cho vay xuất hóa đơn;
Điều kiện để chi phí lãi vay được trừ khi tính thuế TNDN:

>> Hợp đồng vay;
>> Chứng từ thanh toán séc hoặc ủy nhiệm chi.

Với ngân hàng hoặc tổ chức tín dụng cho vay: Phải tuân thủ theo lãi suất công bố. Trường hợp này không yêu cầu bên đi vay phải thanh toán qua ngân hàng, có thể thanh toán bằng tiền mặt.

Doanh nghiệp đã đóng đủ vốn điều lệ và trong quá trình kinh doanh, có chi phí trả lãi vay để đầu tư vào các doanh nghiệp khác. Trường hợp này, chi phí này được xem là hợp lý và tính vào thu nhập chịu thuế của doanh nghiệp.

Tuy nhiên, không phải tất cả các chi phí lãi vay đều được trừ khi xác định thu nhập chịu thuế. Các chi phí lãi vay được ghi nhận vào tài sản góp vốn và giá trị công trình đầu tư vốn hóa, và không được tính vào các chi phí được trừ.

Khi doanh nghiệp cần vay vốn để bổ sung vốn điều lệ, phần chi trả lãi tiền vay tương ứng với phần vốn điều lệ còn thiếu không được coi là chi phí được trừ nếu không đáp ứng các điều kiện sau:

– Nếu số tiền đi vay nhỏ hơn hoặc bằng số vốn điều lệ còn thiếu, toàn bộ chi phí lãi vay không được trừ.
– Nếu số tiền đi vay lớn hơn số vốn điều lệ còn thiếu, sẽ có 2 trường hợp:
+ Trường hợp 1 – Phát sinh nhiều khoản vay:

Chi phí lãi vay không được trừ = (Vốn điều lệ còn thiếu x Tổng lãi vay) / Tổng tiền vay.

+ Trường hợp 2 – Phát sinh một khoản vay:

Chi phí lãi vay không được trừ = Vốn điều lệ còn thiếu x Lãi suất khoản vay x Thời gian góp vốn điều lệ còn thiếu.

Đối với doanh nghiệp không phát sinh giao dịch liên kết, chi phí lãi vay được tính là hợp lý nếu đáp ứng đủ các điều kiện nêu trên và không bị áp mức tính như đối với doanh nghiệp có phát sinh giao dịch liên kết.

Đối với doanh nghiệp có phát sinh giao dịch liên kết:

Chi phí lãi vay = 30% x [Tổng lợi nhuận thuần +(chi phí lãi vay – Lãi tiền gửi/lãi cho vay) + chi phí khấu hao]

Tổng lợi nhuận thuần có thể tính bằng cách cộng tổng số tiền thu về từ hoạt động kinh doanh trừ đi chi phí lãi vay, trừ đi số tiền lãi thu được từ tiền gửi hoặc cho vay và phải thêm vào chi phí khấu hao. Tuy nhiên, nếu chi phí lãi vay lớn hơn số tiền đã nêu thì chi phí này sẽ không được coi là hợp lý khi tính toán thuế TNDN. Ngược lại, nếu chi phí lãi vay nhỏ hơn hoặc bằng số tiền nêu trên thì sẽ được xem là chi phí hợp lý.

3. Chi phí khấu hao tài sản cố định, công cụ dụng cụ, chi phí trả trước 

Chi phí khấu hao tài sản cố định có thể được tính bằng cách trừ các khoản chi cho việc mua tài sản cố định phục vụ cho nhân viên tham gia làm việc tại công ty, bao gồm nhà nghỉ, nhà ăn, nhà vệ sinh, cơ sở y tế, nội thất, nhà để xe, bể nước sạch và các khoản khấu hao tài sản cố định đứng tên công ty hoặc thuê mua tài chính.

Các phần trích khấu hao phải nằm trong khung mức quy định của Bộ Tài chính. Đối với các doanh nghiệp kinh doanh trong nhóm ngành vận tải hành khách, khách sạn và du lịch, phần trích khấu hao từ nguyên giá của xe ô tô phục vụ cho hoạt động sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp sẽ được tính vào chi phí hợp lý của doanh nghiệp. Còn đối với các doanh nghiệp ngoài 3 nhóm ngành kinh doanh này, chi phí hợp lý khi tính khấu hao ô tô chở người từ 9 chỗ trở xuống là phần trích khấu hao tương ứng với nguyên giá từ 1.6 tỷ đồng trở xuống và tài sản phải đứng tên doanh nghiệp.

• Theo quy định, việc khấu hao công trình được xác định dựa trên diện tích đất sử dụng cho mục đích kinh doanh của doanh nghiệp. Việc này giúp doanh nghiệp tính toán chi phí hợp lý và tối ưu cho việc sử dụng tài sản cố định trong hoạt động sản xuất kinh doanh.
• Trong trường hợp doanh nghiệp tạm ngừng kinh doanh trong vòng 9 tháng do sản xuất theo mùa vụ, khoản khấu hao tài sản cố định chỉ được tính vào chi phí hợp lý của doanh nghiệp khi tài sản cố định đứng tên thuộc sở hữu của doanh nghiệp và vẫn tiếp tục được sử dụng để phục vụ sản xuất trong thời gian tạm ngừng đó.
• Các trường hợp không được tính vào chi phí khấu hao bao gồm:
  • Các khoản khấu hao không sử dụng vào mục đích sản xuất kinh doanh hàng hoá, dịch vụ.
  • Các khoản khấu hao tài sản cố định không chứng minh được đó là tài sản của công ty.
  • Các khoản khấu hao tài sản cố định vượt quá giới hạn quy định của Bộ Tài chính.
  • Đối với các doanh nghiệp không thuộc nhóm ngành kinh doanh vận tải hành khách, du lịch, khách sạn, khoản khấu hao từ nguyên giá vượt trên 1.6 tỷ đồng/xe sẽ không được tính vào chi phí hợp lý.
  • Các khoản khấu hao của tài sản cố định không đứng tên doanh nghiệp.
  • Khấu hao đối với công trình trên diện tích đất không sử dụng vào mục đích kinh doanh.

• Chi phí phân bổ công cụ dụng cụ là chi phí phân bổ các khoản chi phí liên quan đến việc sử dụng công cụ, dụng cụ trong quá trình sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp. Việc này giúp doanh nghiệp tính toán chi phí hợp lý và hiệu quả cho việc sử dụng tài sản cố định. Đối với các tài sản lao động có giá trị dưới 30 triệu đồng, không đủ tiêu chuẩn được xem là tài sản cố định, doanh nghiệp sẽ ghi nhận chúng là công cụ dụng cụ. Thời gian phân bổ cho công cụ dụng cụ không vượt quá 3 năm. Trong trường hợp doanh nghiệp phân bổ công cụ dụng cụ quá thời gian quy định trên, chi phí phân bổ công cụ dụng cụ vượt quá thời gian này sẽ không được tính là chi phí khấu trừ thuế TNDN.

4. Chi phí trả trước

Chi phí trả trước là những chi phí mà doanh nghiệp đã thanh toán trước để phục vụ hoạt động sản xuất kinh doanh trong nhiều kỳ.

Tuy nhiên, chi phí này không được ghi nhận ngay trong một kỳ mà được phân bổ từ từ vào các kỳ khác nhau, tùy thuộc vào mục đích sử dụng của doanh nghiệp. Một số trường hợp liên quan đến chi phí trả trước bao gồm:

– Chi phí thuê mặt bằng, nhà xưởng, cửa hàng, văn phòng… sử dụng trong một năm tài chính hoặc một chu kỳ kinh doanh.
– Chi phí mua bảo hiểm xe, bảo hiểm tai nạn, bảo hiểm cháy nổ…
– Chi phí trả trước ngắn hạn khác như lãi tiền vay, lãi mua hàng trả chậm, lãi mua trả góp…
– Chi phí quảng cáo, đào tạo…
– Chi phí nghiên cứu và chi phí giai đoạn triển khai. Không đủ điều kiện để ghi nhận là tài sản cố định vô hình.

5. Chi phí mua hàng không có hóa đơn

➤ Chi phí được trừ khi mua hàng hoá và dịch vụ cần phải lập bảng kê theo mẫu số 01/TNDN. Tuy nhiên, không yêu cầu lập kèm bảng kê chứng từ thanh toán cho người bán trong các trường hợp sau đây:

• Chi mua hàng hoá như: hải sản, nông sản, thủy sản từ các người đánh bắt trực tiếp.
• Chi mua các sản phẩm thủ công như: đay, cói, tre, rơm, vỏ dừa từ người trực tiếp sản xuất mà không kinh doanh trực tiếp.
• Chi mua đất, cát, sỏi, đá từ cá nhân tự khai thác.
• Chi mua phế liệu từ người trực tiếp thu lượm.
• Chi mua đồ dùng, dịch vụ từ cá nhân hoặc hộ gia đình không kinh doanh trực tiếp.

Để được ghi nhận là chi phí hợp lý của doanh nghiệp, các điều kiện sau đây áp dụng:

1. Bảng kê thu mua hàng hoá theo mẫu 01/TNDN phải được ký và chịu trách nhiệm về tính chính xác và trung thực trước pháp luật bởi đại diện pháp luật hoặc người được ủy quyền từ doanh nghiệp.
2. Bên bán phải cung cấp bản sao CMND/CCCD.
3. Các khoản chi phí thu mua hàng hoá không hóa đơn này không yêu cầu phải có chứng từ thanh toán qua ngân hàng và có thể thanh toán bằng tiền mặt.

Các trường hợp sau đây không được trừ vào chi phí:

1. Quý khách hàng mua hàng hoá từ cá nhân, tổ chức không có hóa đơn chứng từ và không lập bảng kê theo mẫu số 01/TNDN.
2. Chi phí mua hàng hoá có bảng kê theo mẫu số 01/TNDN kèm theo, nhưng giá mua lại cao hơn giá thị trường tại thời điểm mua hàng.

6. Chi phí thuê nhà và thuê tài sản

*Chi phí mà có thể được trừ : “Chi phí thuê kho bãi, nhà xưởng, và nhà kho để phục vụ cho hoạt động sản xuất kinh doanh cần được đăng ký với cơ quan nhà nước có thẩm quyền quản lý.”
Việc thanh toán tiền thuê nhà và tài sản cho cá nhân hoặc tổ chức phải được chứng minh bằng các chứng từ và hóa đơn hợp lệ.
Các chi phí thuê nhà và tài sản để phục vụ cho hoạt động sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp phải được tính vào.
Trong trường hợp hợp đồng thuê đã thỏa thuận rõ ràng việc doanh nghiệp nộp tiền thuế thuê tài sản thay cho cá nhân, các hồ sơ cần thiết để tính vào chi phí trừ đi bao gồm:

>> Hợp đồng thuê;
>> Chứng từ thanh toán tiền thuê nhà và tài sản;
>> Chứng từ nộp tiền thuế thuê tài sản thay cho cá nhân.
Đối với chi phí sửa chữa trong quá trình thuê tài sản:

Nếu hợp đồng cho thuê đã quy định rõ ràng rằng bên thuê có trách nhiệm sửa chữa trong thời gian thuê, thì chi phí này có thể được tính vào chi phí trừ đi. Doanh nghiệp có quyền hạch toán chi phí này hoặc phân bổ dần, nhưng việc phân bổ không vượt quá 36 tháng.
Đối với trường hợp doanh nghiệp thuê tài sản từ cá nhân: Trong hợp đồng đã thỏa thuận rõ ràng rằng tiền thuê tài sản chưa bao gồm thuế giá trị gia tăng (GTGT) và thuế thu nhập cá nhân (TNCN). Đồng thời, nếu doanh nghiệp đồng ý nộp thuế thay cho chủ sở hữu tài sản, thì doanh nghiệp có quyền tính vào chi phí hợp lý của mình cả số tiền trả cho thuê tài sản và số tiền thuế nộp thay cho chủ sở hữu. Doanh nghiệp phải đăng ký hồ sơ khai thuế thuê tài sản cho chủ sở hữu tại cơ quan thuế nơi diễn ra hoạt động thuê.

* Các chi phí không được trừ:

 

Phần chi trả cho cá nhân hoặc tổ chức thuê tài sản mà không có hoá đơn chứng từ hoặc hợp đồng thỏa thuận giữa hai bên;
Chi trả tiền thuê nhà hoặc tài sản không phục vụ cho hoạt động sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp hoặc doanh nghiệp không được đặt tên trong hợp đồng thuê;
Chi trả tiền thuê nhà cho cá nhân hoặc tổ chức cho thuê có tổng số tiền thanh toán vượt quá giá thỏa thuận trong hợp đồng.

7. Chi trả tiền lương, tiền công và tiền thưởng cho người lao động

➤ Các khoản chi phải được ghi rõ mức độ hưởng và điều kiện hưởng trong hợp đồng lao động, quy chế tài chính và quy chế lương thưởng của doanh nghiệp;

Phải có chứng từ thanh toán lương kèm theo chữ ký của người lao động.

➤ Các khoản chi không được trừ

Tiền lương và tiền công của chủ công ty TNHH một thành viên hoặc chủ doanh nghiệp tư nhân;
Tiền lương chi trả cho các thành viên của hội đồng thành viên và ban quản trị nhưng không trực tiếp tham gia vào hoạt động quản lý của công ty;
Không có chứng từ thanh toán lương hoặc đã quá hạn nộp hồ sơ quyết toán thuế nhưng vẫn chưa được chi trả;
Không được ghi rõ mức độ hưởng trong hợp đồng lao động hoặc quy chế lương thưởng của doanh nghiệp.

8. Các khoản phụ cấp như cơm, đồng phục, điện thoại, làm thêm giờ; chi phí công tác; chi phí đóng bảo hiểm tự nguyện

Các khoản chi phụ cấp này phải được ghi rõ mức độ hưởng và điều kiện hưởng trong hợp đồng lao động, quy chế tài chính và quy chế lương thưởng của doanh nghiệp hoặc có hoá đơn chứng từ hợp lệ và hợp pháp;

Các khoản chi phải có phiếu chi thanh toán tiền lương và bảng thanh toán lương có chữ ký của người lao động;
Chi phí trích đóng bảo hiểm tự nguyện được tính khi lao động tham gia đầy đủ các nghĩa vụ bảo hiểm bắt buộc và doanh nghiệp không còn nợ tiền bảo hiểm theo quy định của nhà nước.

➤ Chi phí không được trừ khi tính thuế TNDN

*Không có chứng từ thanh toán lương hoặc quá thời hạn nộp hồ sơ quyết toán thuế nhưng vẫn chưa chi trả;
*Không được ghi cụ thể trong hợp đồng lao động hoặc quy chế lương thưởng của doanh nghiệp;
*Chi phục vụ đồng phục vượt quá 5 triệu đồng/người/năm hoặc chi bằng hiện vật không có hóa đơn chứng từ;
*Chi phí trích nộp quỹ hoặc bảo hiểm hưu trí tự nguyện, bảo hiểm nhân thọ cho người lao động vượt quá 3 triệu đồng/người/tháng;
*Chi phí công tác, đi lại và lưu trú nếu không có văn bản, quyết định cử đi công tác hoặc chứng từ, hóa đơn hợp lệ.

9.Các khoản phúc lợi cho nhân viên

Các khoản chi có tính chất phúc lợi cho nhân viên như: các khoản tiền lễ, quà tết, tất niên, liên hoan, du lịch, đám hiếu hỷ, hỗ trợ học tập, hỗ trợ gia đình lao động bị ảnh hưởng bởi thiên tai, lũ lụt…

➤ Chi phí được trừ

Theo quy định cụ thể trong quy chế lương thưởng của doanh nghiệp;
Theo hợp đồng dịch vụ, kinh tế, thanh lý hợp đồng… (ví dụ như hợp đồng ký với công ty du lịch về việc nghỉ dưỡng, du lịch…);
Theo hóa đơn, chứng từ thanh toán hợp lệ và hợp pháp như hóa đơn dịch vụ của công ty du lịch, hóa đơn ăn uống, hóa đơn đóng học phí…;

Trong trường hợp doanh nghiệp mua hàng hóa để làm quà tặng hoặc tặng hàng khuyến mãi cho nhân viên, cần lập hóa đơn GTGT.
Tổng số tiền chi phúc lợi không được vượt quá 1 tháng lương bình quân thực tế trong năm tính thuế của doanh nghiệp.
Ví dụ: Trong năm 2021, Công ty TNHH M.I.T Group có tổng quỹ lương thực tế là 24 tỷ đồng. 1 tháng lương bình quân thực tế trong năm 2021 là 24.000.000.000 đồng/12 tháng = 2.000.000.000 đồng.

➤ Chi phí không được trừ khi tính thuế TNDN

Tổng số tiền chi phúc lợi vượt quá 1 tháng lương bình quân thực tế trong năm tính thuế của doanh nghiệp;
Không có quy định cụ thể trong quy chế lương thưởng của doanh nghiệp;
Không có chứng từ thanh toán hợp lệ và pháp lý như hóa đơn dịch vụ công ty du lịch, hóa đơn ăn uống, hóa đơn đóng học phí…;
Doanh nghiệp mua hàng hóa để làm quà tặng hoặc tặng hàng khuyến mãi cho nhân viên mà không lập hóa đơn GTGT.

10. Chi tiền thưởng cho sáng kiến, cải tiến, nghiên cứu khoa học…

➤ Chi phí được trừ

Quy định cụ thể trong quy chế lương thưởng của doanh nghiệp về việc chi thưởng cho sáng kiến, cải tiến, nghiên cứu khoa học và có hội đồng nghiệm thu sáng kiến, cải tiến;
Chi tài trợ nghiên cứu khoa học phải tuân thủ theo chương trình của nhà nước;
Có biên bản xác nhận đầy đủ và chữ ký giữa bên tài trợ, bên thưởng và bên nhận tài trợ, nhận thưởng;
Nếu thưởng hoặc tài trợ bằng hiện vật, phải có hóa đơn và chứng từ thanh toán;
Nếu thưởng hoặc tài trợ bằng tiền, phải có chứng từ chi tiền.

➤ Chi phí không được trừ

Không có sự quy định cụ thể trong chính sách lương thưởng của doanh nghiệp hoặc không được chấp thuận sáng kiến, cải cách bởi hội đồng nghiệm thu.

Chi tài trợ cho nghiên cứu khoa học không theo chương trình của nhà nước hay Chính phủ.

Thiếu biên bản xác nhận đầy đủ có chữ ký từ bên tài trợ, bên thưởng và bên nhận tài trợ, nhận thưởng.

Thiếu chứng từ thanh toán hoặc hóa đơn mua hàng hóa khi có tài trợ hoặc thưởng bằng hiện vật.

Thiếu chứng từ chi tiền khi có tài trợ hoặc thưởng bằng tiền.

11. Các khoản dự trữ

Khoản dự trữ giảm giá hàng tồn kho: Đây là khoản dự trữ được tạo ra khi có sự suy giảm giá trị ròng của hàng hóa so với giá gốc của hàng tồn kho.

Khoản dự trữ tổn thất đầu tư tài chính: Đây là khoản dự trữ để đối phó với khả năng giảm giá các loại chứng khoán mà doanh nghiệp đang nắm giữ hoặc các khoản đầu tư góp vốn vào các tổ chức kinh tế khác.

Khoản dự trữ nợ khó đòi phải thu: Đây là khoản dự trữ để đối phó với khả năng mất giá trị của các khoản nợ phải thu đã quá hạn thanh toán và các khoản chưa đến hạn thanh toán nhưng không có khả năng thu hồi.

Khoản dự trữ bảo hành hàng hóa, dịch vụ, công trình xây dựng: Đây là khoản chi phí dự trữ cho việc bảo hành, sửa chữa các hàng hóa, sản phẩm, dịch vụ, công trình xây dựng đã được cung cấp, bán hoặc bàn giao cho khách hàng theo cam kết và hợp đồng.

Khoản dự phòng trích lập từ quỹ tiền lương, tiền công: Đây là khoản tiền được trích từ quỹ tiền lương, tiền công nhằm đảm bảo rằng các nhân viên sẽ tiếp tục nhận được lương suốt năm tiếp theo mà không bị gián đoạn.

➤ Chi phí có thể được khấu trừ

Khoản dự phòng giảm giá hàng tồn kho: Điều kiện để khấu trừ bao gồm việc có hóa đơn chứng từ thanh toán hợp pháp cho việc mua hàng hóa, dịch vụ và xác định rõ rằng hàng tồn kho thuộc sở hữu của doanh nghiệp.
Khoản dự phòng nợ khó đòi phải thu: Điều kiện để khấu trừ bao gồm việc có chứng từ gốc hoặc bằng chứng cho thấy khách hàng vẫn còn nợ không trả, như hợp đồng kinh tế, hợp đồng nhận nợ hay bản đối chiếu công nợ.
Khoản dự phòng tổn thất đầu tư tài chính: Điều kiện để khấu trừ bao gồm việc chứng khoán đã niêm yết hoặc được giao dịch trên thị trường chứng khoán trong nước, và giá trị thực tế của chứng khoán trên thị trường thấp hơn giá trị được ghi nhận trong sổ sách tài chính tại thời điểm lập báo cáo.
Khoản dự phòng bảo hành hàng hóa, dịch vụ, công trình xây dựng: Điều kiện để khấu trừ bao gồm việc có hợp đồng kinh tế, hợp đồng công trình xây dựng và rõ ràng thể hiện các điều khoản bảo hành, sửa chữa như đã cam kết trong hợp đồng giữa hai bên.
Khoản dự phòng trích lập từ quỹ tiền lương, tiền công: Điều kiện để khấu trừ bao gồm việc có quyết định và tờ trình của ban lãnh đạo, giám đốc công ty về việc chi lập dự phòng.

➤ Chi phí không được trừ khi tính thuế TNDN

• Khoản dự phòng giảm giá hàng tồn kho: Sự thiếu hụt các hóa đơn chứng từ thanh toán hợp pháp và hợp lệ khi mua hàng hóa hoặc dịch vụ, hoặc không xác định được quyền sở hữu của doanh nghiệp đối với hàng tồn kho.
• Khoản dự phòng nợ khó đòi phải thu: Thiếu chứng từ gốc hoặc không có bằng chứng để chứng minh các khách hàng còn nợ chưa được trả theo các hợp đồng kinh tế, khế ước nhận nợ, bản đối chiếu công nợ…
• Khoản dự phòng tổn thất đầu tư tài chính: Không phải là chứng khoán mà doanh nghiệp đang đầu tư, hoặc giá trị thực tế của chứng khoán trên thị trường cao hơn giá trị được ghi nhận và đầu tư trong sách kế toán vào thời điểm lập báo cáo tài chính.
• Khoản dự phòng bảo hành hàng hóa, dịch vụ, công trình xây dựng: Thiếu hợp đồng kinh tế, hợp đồng công trình xây dựng hoặc không có quy định cụ thể về bảo hành và sửa chữa trong điều khoản hợp đồng.
• Khoản dự phòng trích lập từ quỹ tiền lương, tiền công: Không vượt quá 17% tổng quỹ lương thực tế chi trả trong năm kế toán. Sau khi trích lập khoản dự phòng này, doanh nghiệp không được ghi nhận lỗ.

12. Các khoản chi phí trích trước

➤ Chi phí được trừ

Chi phí trích trước phải tuân thủ đúng thời hạn và chu kỳ trích.

Các doanh nghiệp hoạt động trong lĩnh vực sản xuất kinh doanh thực tế và đã ghi nhận doanh thu tính thuế TNDN, nhưng chưa có đầy đủ chi phí phát sinh, được phép trích trước các chi phí tương ứng với doanh thu đã ghi nhận và tính thuế. Sau khi hoàn thành hợp đồng, doanh nghiệp sẽ dựa vào các hóa đơn chứng từ hợp pháp để điều chỉnh lại chi phí thực tế đã phát sinh và cập nhật giảm hay tăng chi phí đã trích.

Khi chi phí trích trước liên quan đến hoạt động sản xuất kinh doanh đã ghi nhận doanh thu, nhưng vẫn còn nghĩa vụ tiếp tục thực hiện hợp đồng, doanh nghiệp được phép tiếp tục trích trước chi phí này.

Đối với các tài sản cố định có yêu cầu bảo trì định kỳ, doanh nghiệp được phép trích trước chi phí sửa chữa theo dự toán hàng năm. Sau khi kiểm tra các hóa đơn và chứng từ hợp pháp, nếu số chi dự toán nhỏ hơn số chi thực tế, doanh nghiệp được tính thêm khoảng chênh lệch chi phí này.

➤ Các khoản chi phí không được trừ khi tính thuế TNDN

Các khoản chi phí trích trước theo chu kỳ, theo kỳ hạn mà đến khi kết thúc chu kỳ hoặc kỳ hạn vẫn chưa được chi hoặc chưa chi hết.
Không có chứng từ thanh toán hoặc hóa đơn hợp pháp hợp lệ sau khi đã trích trước chi phí.
Các khoản dự toán trích trước lớn hơn số chi thực tế trên hóa đơn hoặc chứng từ thanh toán hợp pháp.

13. Chi phí hàng khuyến mãi và quà tặng khách hàng

➤ Các khoản chi phí được trừ

Có hóa đơn chứng từ hợp pháp khi mua hàng hóa làm quà tặng. Nếu giá trị của hàng hóa mua là từ 20 triệu đồng trở lên, cần có chứng từ thanh toán không sử dụng tiền mặt.

– Hóa đơn GTGT phải được lập bởi doanh nghiệp khi cung cấp, biếu tặng quà hoặc hàng khuyến mãi cho khách hàng;
– Việc kê khai và tính toán thuế GTGT như hóa đơn xuất bán cho khách hàng;
– Giá trị thuế GTGT đối với hàng hóa cung cấp, biếu tặng phải được xác định dựa trên giá bán của loại hàng hóa tương đương hoặc giá trị thực tế của hàng hóa;
– Các khoản chi phải có liên quan đến hoạt động kinh doanh và sản xuất của doanh nghiệp.

➤ Không cho phép khấu trừ các chi phí không liên quan.

Khi mua hàng hóa để làm quà tặng hoặc biếu tặng, việc thiếu hóa đơn chứng từ hợp pháp không được chấp nhận. Trường hợp mua hàng hóa này có giá trị từ 20 triệu đồng trở lên nhưng không có chứng từ thanh toán bằng tiền mặt;
Không được lập hóa đơn GTGT khi cung cấp, biếu tặng quà hoặc hàng khuyến mãi cho khách hàng;
Doanh nghiệp không được kê khai và tính toán thuế GTGT;
Các khoản chi phải không liên quan đến hoạt động kinh doanh và sản xuất của doanh nghiệp.

14. Chi phí tiền điện và nước cho việc thuê văn phòng công ty và địa điểm kinh doanh

Chi phí tiền điện và nước cho việc thuê văn phòng công ty và địa điểm kinh doanh áp dụng cho hợp đồng thuê nhà mà chủ sở hữu là hộ gia đình hoặc cá nhân.

➤ Cho phép khấu trừ các chi phí liên quan.

Có hợp đồng thuê địa điểm và trong hợp đồng đã ghi rõ người nào chịu trách nhiệm thanh toán chi phí tiền điện và nước này;
Có hóa đơn tiền điện và nước;
Có chứng từ thanh toán tiền điện và nước. Trong trường hợp công ty thanh toán cho chủ sở hữu, chứng từ thanh toán tiền điện và nước phải tương ứng với lượng tiêu thụ thực tế của công ty.

➤ Không cho phép khấu trừ các chi phí không liên quan.

Công ty đã ký hợp đồng cung cấp điện, nước với nhà cung cấp, tức là công ty trực tiếp thanh toán tiền cho nhà cung cấp điện nước. Tuy nhiên, công ty không có hóa đơn tiền điện nước và chứng từ thanh toán tương ứng, cũng như không có hợp đồng thuê địa điểm sản xuất kinh doanh.

Công ty thanh toán tiền thuê cho chủ sở hữu, nhưng không có hóa đơn và chứng từ thanh toán cho tiền điện nước phù hợp với lượng điện nước thực tế tiêu thụ của công ty và hợp đồng thuê địa điểm sản xuất kinh doanh.

15. Chi phí tài trợ cho giáo dục, y tế, thiên tai, lũ lụt, người nghèo

➤ Chi phí được khấu trừ:

Chỉ áp dụng cho các đối tượng chính sách theo quy định pháp luật.

Kinh vụ cấp tài chính thông qua các cơ quan và tổ chức có chức năng tập hợp tài trợ theo chương trình của nhà nước dành cho các địa phương trong điều kiện kinh tế – xã hội đặc biệt khó khăn.

Hồ sơ xác định mức tài trợ gồm:

>> Biên bản được xác nhận với chữ ký từ đại diện pháp luật của công ty và đại diện của tổ chức hoặc cơ quan bị thiệt hại hoặc có chức năng tập hợp tài trợ.

>> Hoá đơn, chứng từ mua hàng hoặc chứng từ chi tiêu.

➤ Chi phí không được khấu trừ

Các khoản chi phí tài trợ cho giáo dục, y tế, thiên tai, lũ lụt, người nghèo và hỗ trợ phòng chống dịch Covid-19 không trong đối tượng chính sách theo quy định pháp luật hoặc không có hồ sơ xác định mức tài trợ sẽ không được khấu trừ khi tính thuế TNDN.

16. Chi phí kinh doanh các hoạt động như bảo hiểm, xổ số, chứng khoán và các ngành nghề đặc thù khác

Chi phí kinh doanh các hoạt động như bảo hiểm, xổ số, chứng khoán và các ngành nghề đặc thù khác không được thực hiện theo hướng dẫn riêng của Bộ Tài chính.

Thông tư số 111/2005/TT-BTC ngày 13/12/2005 của Bộ Tài chính hướng dẫn về thuế giá trị gia tăng và thuế thu nhập doanh nghiệp đối với lĩnh vực kinh doanh bảo hiểm;
Thông tư số 77/2005/TT-BTC của Bộ Tài chính về việc hướng dẫn chế độ quản lý tài chính đối với hoạt động kinh doanh xổ số của công ty xổ số kiến thiết…

.Chi phí nộp các khoản tiền phạt vi phạm hành chính

➤ Chi phí này không được trừ khi tính thuế TNDN

Theo quy định về vi phạm hành chính, một tổ chức hoặc cá nhân phải chịu chi phí nộp tiền phạt nếu vi phạm các quy định của pháp luật trong lĩnh vực kinh doanh, bao gồm vi phạm Luật Giao thông, vi phạm chế độ đăng ký kinh doanh, vi phạm chế độ kế toán thống kê, vi phạm pháp luật về thuế (bao gồm tiền chậm nộp thuế theo quy định của Luật Quản lý thuế) và các khoản phạt về vi phạm hành chính khác theo quy định của pháp luật. Tuy nhiên, khi tính thuế TNDN, khoản chi phí này sẽ không được trừ đi.

III. Một số câu hỏi liên quan về chi phí khi tính thuế TNDN

Câu hỏi 1. Khi tính thuế TNDN, có cần lập bảng tính chi phí riêng biệt hay không?

Trả lời: Có. Việc lập bảng tính chi phí là rất quan trọng để có thể kiểm tra và xác định chính xác những khoản chi phí đã được tính vào tổng thu nhập chịu thuế. Bảng tính chi phí cũng giúp cho việc quản lý tài chính của doanh nghiệp trở nên hiệu quả hơn.

---

Câu hỏi 2. Nếu có sự sai khác về chi phí khi lập báo cáo thuế, doanh nghiệp có bị phạt không?

Trả lời: Nếu doanh nghiệp không tuân thủ đúng quy định về các khoản chi phí được và không được trừ khi tính thuế TNDN, doanh nghiệp có thể bị áp dụng các biện pháp xử lý vi phạm hành chính hoặc phạt tiền từ 20 triệu đồng đến 40 triệu đồng. Việc này cũng sẽ ảnh hưởng đến uy tín và danh tiếng của doanh nghiệp.

---

Câu hỏi 3. Các khoản chi phí không được trừ khi tính thuế TNDN có thể được khấu trừ vào các kỳ kế toán sau không?

Trả lời: Không, các khoản chi phí không được trừ khi tính thuế TNDN không thể được khấu trừ vào các kỳ kế toán sau để tính thuế. Điều này cũng là một yêu cầu quan trọng trong việc lập báo cáo thuế và nghiêm ngặt được kiểm tra, giám sát bởi cơ quan quản lý thuế.

---

Xem thêm bài viết: DỊCH VỤ THAY ĐỔI GIẤY PHÉP KINH DOANH TẠI BÀ RỊA VŨNG TÀU

Trên đây là những thông tin cơ bản về khái niệm chi phí không được trừ khi tính thuế TNDN, chi phí được trừ. Việc hiểu rõ các điều kiện và trường hợp áp dụng giúp cho doanh nghiệp có thể xử lý và tính toán chi phí đúng và đảm bảo tuân thủ quy định của pháp luật.

Để tránh sai sót trong kế toán thuế và đảm bảo tính minh bạch, các doanh nghiệp cần lưu ý việc lập bảng tính chi phí và tuân thủ đúng quy định của pháp luật. Nếu cần thiết, doanh nghiệp có thể tìm đến sự hỗ trợ từ các chuyên gia tài chính hoặc công ty dịch vụ kế toán để giải đáp các thắc mắc và đảm bảo tính chính xác trong kế toán thuế.

Hãy gọi cho chúng tôi tại trụ sở Tp. Vũng Tàu theo số điện thoại 0979.468846 hoặc 0254.2228666, hoặc tại Bà Rịa & Phú Mỹ qua số điện thoại 0979.468846 – 0858.072.072 hoặc 0254.2228777 để được hỗ trợ.

---

THÔNG TIN LIÊN HỆ

• Hotline: 0979468846
• Zalo: Đại lý Thuế Vũng Tàu
• Web: thanhlapcongtyvungtau.vn
• Fanpage: Thành Lập Công Ty Vũng Tàu