MỤC LỤC
Lập hóa đơn thay thế-hóa đơn điều chỉnh theo TT 78 và NĐ 123
MỤC LỤC
Lập hóa đơn thay thế-hóa đơn điều chỉnh theo TT 78 NĐ 123
Lập hóa đơn thay thế và hóa đơn điều chỉnh là hai quy trình quan trọng trong việc xử lý các sai sót liên quan đến hóa đơn. Các quy định về lập hóa đơn thay thế và hóa đơn điều chỉnh được quy định trong Thông tư 78/2021/TT-BTC và Nghị định 123/2020/NĐ-CP. Trước khi thực hiện các quy trình này, chúng ta cần nhớ một số lưu ý quan trọng và nắm vững cách thực hiện. Dưới đây, chúng tôi sẽ giới thiệu chi tiết các bước để lập hóa đơn thay thế và hóa đơn điều chỉnh theo quy định của Thông tư 78 và Nghị định 123.
Lưu ý trước khi xử lý hóa đơn sai sót
Lập hóa đơn thay thế-hóa đơn điều chỉnh theo TT 78 và NĐ 123
Trước khi tiến hành xử lý hóa đơn sai sót, rất quan trọng để xác định trường hợp bạn đang gặp phải để thực hiện các biện pháp xử lý đúng. Dựa vào từng trường hợp cụ thể, chúng ta có thể áp dụng các phương pháp sau:
- Đối với hóa đơn điện tử chưa được duyệt ký: Nếu bạn đã tạo và lưu bản nháp hóa đơn nhưng chưa duyệt ký, bạn có thể gửi thông tin cho khách hàng xem, kiểm tra và chỉnh sửa lại thông tin.
- Đối với hóa đơn điện tử đã được ký duyệt: Nếu bạn đã ký duyệt hóa đơn bằng chữ ký số và phát hiện hóa đơn có sai sót, bạn không thể chỉnh sửa trên tờ hóa đơn đó nữa. Trong trường hợp này, bạn cần tạo một hóa đơn điện tử mới để điều chỉnh hoặc thay thế cho hóa đơn sai sót.
- Đối với hóa đơn điện tử đã cấp mã thuế nhưng chưa gửi cho người mua: Nếu bạn đã cấp mã thuế cho hóa đơn nhưng chưa gửi cho người mua và phát hiện có sai sót, bạn cần thực hiện các bước sau:
- Thông báo với cơ quan thuế về việc hủy hóa đơn điện tử có mã đã lập có sai sót theo mẫu 04/SS-HĐĐT.
- Lập hóa đơn mới, ký số và gửi cơ quan thuế để cấp mã thay thế cho hóa đơn đã lập có sai sót, sau đó gửi cho người mua.
- Đối với hóa đơn điện tử có hoặc không có mã thuế đã gửi cho người mua: Nếu hóa đơn đã được cấp mã thuế hoặc không có mã thuế và đã gửi cho người mua, sau đó phát hiện sai sót, chúng ta có thể xử lý theo các trường hợp sau:
- Sai sót về tên, địa chỉ người mua nhưng không sai về mã số thuế và các nội dung khác không bị sai sót: Người bán thông báo cho người mua về hóa đơn có sai sót và gửi thông báo cho cơ quan thuế theo mẫu 04/SS-HĐĐT. Không cần lập lại hóa đơn (trừ trường hợp hóa đơn điện tử không có mã thuế có sai sót chưa gửi dữ liệu hóa đơn cho cơ quan thuế).
- Sai sót về mã số thuế, số tiền ghi trên hóa đơn, thuế suất, tiền thuế hoặc hàng hóa ghi trên hóa đơn không đúng quy cách, chất lượng…: Người mua và người bán có thể lựa chọn lập hóa đơn điều chỉnh hoặc hóa đơn thay thế cho hóa đơn có sai sót. Trong trường hợp này, không cần lập thông báo sai sót mẫu 04/SS-HĐĐT gửi tới cơ quan thuế.
Cách lập hóa đơn điều chỉnh
Trong trường hợp người bán và người mua thỏa thuận với nhau về việc lập văn bản thỏa thuận trước khi lập hóa đơn điều chỉnh cho hóa đơn đã lập có sai sót, chúng ta sẽ tiến hành các bước sau:
- Lập văn bản thỏa thuận: Người bán và người mua thống nhất lập văn bản thỏa thuận ghi rõ các sai sót trên hóa đơn. Sau đó, người bán lập hóa đơn điện tử điều chỉnh cho hóa đơn đã lập có sai sót.
- Ghi thông tin trên tờ hóa đơn điện tử điều chỉnh: Trên tờ hóa đơn điện tử điều chỉnh cho hóa đơn có sai sót phải có dòng chữ “Điều chỉnh…” cho hóa đơn số…, ký hiệu…, ngày…, tháng…, năm….
- Xử lý hóa đơn đã được điều chỉnh: Nếu doanh nghiệp đã lập hóa đơn điện tử bị sai (hóa đơn số 1), sau đó lập hóa đơn điều chỉnh (hóa đơn số 2) và phát hiện hóa đơn vẫn bị sai, doanh nghiệp cần lập hóa đơn số 3 điều chỉnh cho hóa đơn số 1. Khi đó, hóa đơn số 1 đã được điều chỉnh bởi hóa đơn số 2.
Xem thêm bài viết: DỊCH VỤ KHAI BÁO THUẾ TẠI BÀ RỊA VŨNG TÀU
Hướng dẫn cách lập hóa đơn thay thế
Lập hóa đơn thay thế-hóa đơn điều chỉnh theo TT 78 và NĐ 123
Trong trường hợp người bán và người mua thỏa thuận với nhau về việc lập văn bản thỏa thuận trước khi lập hóa đơn thay thế cho hóa đơn đã lập có sai sót, chúng ta sẽ thực hiện các bước sau:
- Lập văn bản thỏa thuận: Người bán và người mua lập văn bản thỏa thuận ghi rõ các sai sót trên hóa đơn. Sau đó, người bán lập hóa đơn điện tử mới thay thế cho hóa đơn đã lập có sai sót.
- Ghi thông tin trên tờ hóa đơn điện tử mới thay thế: Trên tờ hóa đơn điện tử mới thay thế cho hóa đơn có sai sót phải có dòng chữ “Thay thế…” cho hóa đơn số…, ký hiệu…, ngày…, tháng…, năm….
- Xử lý hóa đơn đã được thay thế: Nếu doanh nghiệp đã lập hóa đơn điện tử bị sai (hóa đơn số 1), sau đó lập hóa đơn thay thế (hóa đơn số 2) và phát hiện hóa đơn vẫn bị sai, doanh nghiệp cần lập hóa đơn số 3 thay thế cho hóa đơn số 2. Khi đó, hóa đơn số 1 đã được thay thế bởi hóa đơn số 2.
Một số câu hỏi thường gặp khi lập hóa đơn thay thế và hóa đơn điều chỉnh
Câu hỏi 1: Khi gửi thông báo sai sót cho cơ quan thuế, chúng ta phải chờ trả lời của cơ quan thuế mới được xuất hóa đơn điều chỉnh hoặc thay thế, hay chỉ cần gửi thông báo là có thể xuất hóa đơn mới?
Trả lời:Theo quy định tại Điểm b Khoản 2 Điều 19 của Nghị định 123/2020/NĐ-CP, người nộp thuế không cần phải lập thông báo sai sót (mẫu số 04/SS-HĐĐT) gửi đến cơ quan thuế.
Câu hỏi 2: Hóa đơn đã được gửi cho người mua, sau đó phát hiện sai sót, người bán thực hiện thao tác hủy hóa đơn (lập hoá đơn thay thế) đó và xuất lại một hóa đơn mới (không chọn xuất thay thế/điều chỉnh), trên hóa đơn mới không có dòng chữ thay thế/điều chỉnh cho hóa đơn số…, liệu có được không?
Trả lời:Theo quy định, chúng ta phải xuất hóa đơn điều chỉnh hoặc thay thế cho người mua. Trên tờ hóa đơn phải có dòng chữ thay thế/điều chỉnh cho hóa đơn số…, ký hiệu…, ngày…, tháng…, năm….
Câu hỏi 3: Khi làm thông báo sai sót mẫu 04/SS-HĐĐT, phải làm cho từng hóa đơn sai sót hay có thể làm cho nhiều hóa đơn? Khi nào cần gửi thông báo sau khi lập hoá đơn thay thế theo mẫu?
Trả lời:Chúng ta có thể lập thông báo sai sót theo mẫu 04/SS-HĐĐT để thông báo về việc điều chỉnh cho từng hóa đơn có sai sót hoặc là cho nhiều hóa đơn có sai sót. Thời gian gửi thông báo không nhất thiết phải là ngay, nhưng chậm nhất là ngày cuối cùng của kỳ báo cáo thuế mà chúng ta phát hiện hóa đơn sai sót.
Câu hỏi 4: Trường hợp lập hóa đơn thay thế/điều chỉnh hóa đơn điện tử nhưng sau đó lại phát hiện hóa đơn vẫn bị sai, lần thay thế/điều chỉnh tiếp theo sẽ làm trên hóa đơn đầu tiên hay trên lần thay thế/điều chỉnh gần nhất?
Trả lời: Nếu đã lập hóa đơn thay thế/điều chỉnh một lần và phát hiện hóa đơn vẫn còn sai sót, chúng ta sẽ lập hóa đơn thay thế/điều chỉnh tiếp theo trên hóa đơn đầu tiên. Ví dụ: Nếu doanh nghiệp đã lập hóa đơn điện tử bị sai (hóa đơn số 1), sau đó lập hóa đơn điều chỉnh (hóa đơn số 2) và phát hiện hóa đơn vẫn bị sai, doanh nghiệp cần lập hóa đơn số 3 thay thế cho hóa đơn số 1. Khi đó, hóa đơn số 1 đã được thay thế bởi hóa đơn số 2.
Xem thêm bài viết: Cách hạch toán tài khoản 338 – Phải trả phải nộp khác (chi tiết)
Việc lập hóa đơn thay thế và hóa đơn điều chỉnh theo quy định của Thông tư 78/2021/TT-BTC và Nghị định 123/2020/NĐ-CP là rất quan trọng để xử lý các sai sót liên quan đến hóa đơn. Qua bài viết này, chúng ta đã được hướng dẫn cách thực hiện từng bước một trong quy trình lập hóa đơn thay thế và hóa đơn điều chỉnh. Hy vọng rằng thông tin trên sẽ giúp bạn nắm vững quy trình và thực hiện đúng các biện pháp khi có sai sót trong lập hóa đơn.
Hãy gọi cho chúng tôi tại trụ sở Tp. Vũng Tàu theo số điện thoại 0979.468846 hoặc 0254.2228666, hoặc tại Bà Rịa & Phú Mỹ qua số điện thoại 0979.468846 – 0858.072.072 hoặc 0254.2228777 để được hỗ trợ.
THÔNG TIN LIÊN HỆ
- Hotline: 0979468846
- Zalo: Đại lý Thuế Vũng Tàu
- Web: thanhlapcongtyvungtau.vn
- Fanpage: Thành Lập Công Ty Vũng Tàu
Liên hệ với chúng tôi
Vui lòng để lại thông tin, Công ty Kế Toán Vũng Tàu M.I.T sẽ gọi lại ngay.
