Phần Mềm Bảo Hiểm Xã Hội Là Gì? Những Lợi Ích Khi Sử Dụng Phần Mềm Bảo Hiểm Xã Hội.

Phần mềm bảo hiểm xã hội (hay phần mềm kê khai bảo hiểm xã hội điện tử) là phần mềm hỗ trợ thực hiện việc kê khai và nộp hồ sơ bảo hiểm xã hội (BHXH) thông qua hệ thống điện tử sử dụng mạng Internet. Vậy, cách đăng ký bảo hiểm xã hội điện tử như thế nào? làm sao để sử dụng phần mềm này?

PHẦN MỀM BẢO HIỂM XÃ HỘI LÀ GÌ?

Phần mềm bảo hiểm xã hội (hay phần mềm kê khai bảo hiểm xã hội điện tử) là phần mềm hỗ trợ thực hiện việc kê khai và nộp hồ sơ bảo hiểm xã hội (BHXH) thông qua hệ thống điện tử sử dụng mạng Internet. Thông qua phần mềm BHXH điện tử các cá nhân, doanh nghiệp, tổ chức có thể thực hiện các giao dịch dễ dàng mà không cần trực tiếp tới cơ quan BHXH.

Phần mềm kê khai BHXH điện tử được cung cấp bởi các nhà cung cấp dịch vụ I-VAN và phải được Bảo hiểm xã hội Việt Nam chính thức ký hợp đồng.

** Tổ chức I-VAN là tổ chức hoạt động trong lĩnh vực công nghệ thông tin được BHXH Việt Nam ký hợp đồng cung cấp dịch vụ giá trị gia tăng về giao dịch điện tử trong lĩnh vực BHXH.

CÁC TIÊU CHÍ ĐỂ LỰA CHỌN PHẦN MỀM BHXH ĐIỆN TỬ CHO DOANH NGHIỆP

Hiện nay, trên thị trường có rất nhiều phần mềm BHXH điện tử khác nhau do các nhà cung cấp khác nhau cung cấp. Với mỗi phần mềm BHXH điện tử sẽ những tính năng và đặc điểm riêng  ảnh hưởng đến việc giải quyết các chế độ, quyền lợi của người lao động. Doanh nghiệp cần phải lựa chọn những phần mềm phù hợp với đặc thù công việc riêng để tối ưu hiệu quả làm việc, điều này khiến cho nhiều doanh nghiệp và đơn vị băn khoăn.

1. Tiêu Chí Lựa Chọn Phần Mềm BHXH Điện Tử

Căn cứ theo thực tế nội tại nhiều doanh nghiệp hiện nay thì các tiêu chí để lựa chọn phần mềm BHXH điện tử không thể thiểu gồm có:

• Phần mềm được triển khai chính thức theo mô hình IVAN, được cung cấp bởi các đơn vị được Bảo hiểm xã hội Việt Nam chính thức lựa chọn.
• Phần mềm được cài đặt đơn giản, dung lượng nhỏ gọn.
• Giao diện thông minh, thân thiện, dễ sử dụng.
• Tích hợp nhiều tiện ích giúp quá trình nộp hồ sơ, quản lý và lưu trữ hồ sơ kê khai BHXH thuận tiện.
• Bảo mật dữ liệu khi kê khai Bảo hiểm xã hội tối ưu.

Ngoài ra, tiêu chí về dịch vụ hỗ trợ của nhà cung cấp cũng được đặc biệt quan tâm. Dịch vụ cần đảm bảo chuyên nghiệp, kịp thời hướng dẫn và giải đáp mọi vấn đề phát sinh trong quá trình kê khai BHXH điện tử. Những nhà cung cấp phần mềm kê khai BHXH điện tử có kinh nghiệm, chuyên nghiệp luôn được các doanh nghiệp ưu tiên lựa chọn.

2. Điều Kiện Để Doanh Nghiệp Có Thể Sử Dụng Phần Mềm BHXH Điện Tử

Căn cứ theo Khoản 1, Điều 4, Quyết Định 838 QĐ-BHXH ngày 29/5/2017 quy định về việc sử dụng chữ ký số và mã xác thực giao dịch điện tử quy định các tổ chức, cá nhân thực hiện giao dịch điện tử trong lĩnh vực BHXH phải có chứng thư số có hiệu lực do tổ chức cung cấp dịch vụ chứng thực chữ ký số cấp theo quy định của pháp luật. Trường hợp cá nhân thực hiện giao dịch điện tử trong lĩnh vực BHXH nhưng chưa được cấp chứng thư số thì được sử dụng mã xác thực giao dịch điện tử do BHXH Việt Nam cấp.

Trong khai BHXH, chữ ký số của các doanh nghiệp sẽ được sử dụng để thực hiện hai nhiệm vụ chính:

• Thực hiện việc đăng ký giao dịch BHXH điện tử với cơ quan BHXH Việt Nam.
• Thực hiện việc nộp hồ sơ tới cơ quan BHXH sau khi đã hoàn thành các bước nhập liệu.

Bên cạnh đó doanh nghiệp khi sử dụng phần mềm BHXH điện tử cần chuẩn bị đầy đủ các yếu tố:

• Hệ thống máy tính có kết nối internet
• Nguồn nhân lực được đào tạo bài bản và có hiểu biết về phần mềm BHXH điện tử.

LỢI ÍCH CỦA BHXH ĐIỆN TỬ

Nếu như trước đây, doanh nghiệp buộc phải đến trực tiếp cơ quan Bảo hiểm xã hội để thực hiện đăng ký và kê khai thì với bảo hiểm xã hội điện tử, các nghiệp vụ về Bảo hiểm xã hội nhanh chóng và thuận tiện hơn rất nhiều:

1. Thủ Tục Kê Khai BHXH Điện Tử Dễ Dàng, Tiết Kiệm Thời Gian

Kê khai Bảo hiểm xã hội điện tử, các thủ tục được thực hiện trên môi trường mạng, doanh nghiệp có thể kê khai và nộp hồ sơ ở bất cứ đâu chỉ với các thiết bị công nghệ có kết nối Internet. So với phương thức kê khai BHXH trực tiếp, hình thức kê khai BHXH điện tử giúp doanh nghiệp giảm bớt các thủ tục hành chính với cơ quan BHXH, tiết kiệm thời gian, chi phí, công sức, nhân lực…

Khi thực hiện các nghiệp vụ kê khai BHXH, doanh nghiệp chỉ cần điền các thông tin theo các mẫu hồ sơ đã được thiết lập sẵn, tự động điền kết quả theo mẫu hiển thị sẵn. Với hình thức kê khai này, doanh nghiệp hạn chế tối đa các sai sót trong quá trình lập hồ sơ, nhập dữ liệu.

2. Đơn Giản Hóa Các Thủ Tục, Giao Dịch Hồ Sơ Với Cơ Quan Bảo Hiểm Xã Hội

Nếu như theo hình thức nộp hồ sơ truyền thống, các đơn vị và doanh nghiệp phải trực tiếp đến cơ quan BHXH để nộp hồ sơ, tốn kém nhiều thời gian, công sức và chi phí. Quy trình giao dịch hồ sơ theo phương thức này khá cồng kềnh và kém hiệu quả, gây nhiều bất lợi cho cả doanh nghiệp và phía cơ quan BHXH.

Với các phần mềm kê khai BHXH điện tử, doanh nghiệp chỉ cần sử dụng một chiếc máy tính có kết nối internet là có thể thực hiện nộp hồ sơ mọi lúc, mọi nơi, nhanh chóng và thuận tiện. Vì vậy, doanh nghiệp tiết kiệm được đáng kể thời gian, chi phí (giấy tờ, nhân sự) cho doanh nghiệp, đồng thời giảm bớt đáng kể áp lực cho cơ quan quản lý BHXH.

3. Lấy Kết Quả Tự Động

Thay vì phải đến trực tiếp cơ quan BHXH để lấy kết quả với nhiều thủ tục phức tạp như trình giấy hẹn, giấy tờ tùy thân,…, doanh nghiệp sẽ được trả kết quả tự động khi kê khai BHXH điện tử. Kết quả giải quyết hồ sơ sẽ được gửi lại thông qua hệ thống phần mềm, vì vậy, kể cả trong trường hợp doanh nghiệp cần bổ sung hồ sơ thì quy trình cũng sẽ được thu gọn, rút ngắn hơn rất nhiều.

4. Dễ Dàng Quản Lý, Lưu Trữ Hồ Sơ

Khi thực hiện kê khai bảo hiểm xã hội qua mạng, toàn bộ hồ sơ, giấy tờ được lưu trữ trên hệ thống phần mềm. Vì vậy, doanh nghiệp dễ dàng tìm kiếm, tra cứu hồ sơ, xóa bỏ nguy cơ bị thất lạc hồ sơ. Với phương thức kê khai BHXH điện tử, doanh nghiệp dễ dàng nắm được những hồ sơ nào đã nộp chưa có kết quả, đã nhận kết quả, đã giải quyết xong. Đồng thời, cơ quan Bảo hiểm xã hội cũng dễ dàng quản lý, đối chiếu hồ sơ, giấy tờ khi cần thiết, không cần phải lục lại các tủ hồ sơ lưu trữ.

5. Được Hỗ Trợ, Giải Đáp Tận Tình Các Vấn Đề Về Nghiệp Vụ, Thông Tin BHXH

Sử dụng các phần mềm kê khai BHXH điện tử, doanh nghiệp sẽ được tư vấn, hướng dẫn cả về nghiệp vụ và các thông tin về Bảo hiểm xã hội. Với nhiều kênh hỗ trợ như tổng đài, email, messenger,… đơn vị, doanh nghiệp sẽ được giải đáp thắc mắc và cập nhật nhiều văn bản pháp luật mới về BHXH.

CÁCH ĐĂNG KÝ BẢO HIỂM XÃ HỘI ĐIỆN TỬ

Theo quy định, Cơ quan, tổ chức, cá nhân tham gia giao dịch điện tử trong lĩnh vực bảo hiểm xã hội được lựa chọn thực hiện giao dịch điện tử trực tiếp qua Cổng thông tin điện tử của Bảo hiểm xã hội Việt Nam hoặc thông qua Tổ chức I-VAN. Vậy cách đăng ký bảo hiểm xã hội điện tử qua Cổng thông tin điện tử của Bảo hiểm xã hội Việt Nam hoặc thông qua tổ chức I-VAN thì doanh nghiệp cần phải thực hiện như thế nào?

1. Đăng Ký Sử Dụng Phương Thức Giao Dịch Điện Tử

Để thực hiện đăng ký sử dụng phương thức giao dịch điện tử, tổ chức, cá nhân, doanh nghiệp thực hiện theo các bước sau

– Truy cập Cổng thông tin điện tử BHXH Việt Nam để kê khai và gửi Tờ khai đăng ký sử dụng phương thức giao dịch điện tử trong lĩnh vực BHXH (mẫu số 01/ĐK-GD) hoặc gửi bản giấy tới cơ quan BHXH;

– Trường hợp cá nhân chưa có chữ ký số đăng ký sử dụng phương thức giao dịch điện tử để hưởng các chế độ BHXH phải đến cơ quan BHXH để đăng ký, đối chiếu thông tin theo hướng dẫn của cơ quan BHXH.

Trong trường hợp đủ điều kiện sử dụng phương thức giao dịch điện tử thì trong thời gian 03 ngày doanh nghiệp sẽ được cấp và kích hoạt tài khoản giao dịch BHXH điện tử qua địa chỉ thư trực tuyến.

Trường hợp không đủ điều kiện, doanh nghiệp sẽ nhận được thông báo (mẫu số 01/TB-GDĐT) tại địa chỉ thư điện tử.

2. Đăng Ký Sử Dụng Dịch Vụ I-VAN

Tổ chức, cá nhân có chữ ký số truy cập hệ thống giao dịch điện tử của Tổ chức I-VAN để lập và gửi Tờ khai đăng ký sử dụng dịch vụ I-VAN (mẫu số 04/ĐK-IVAN).